Un informe es un método eficaz de presentar los datos en formato impreso. Dado que tiene el control sobre el tamaño y el aspecto de todo el informe, puede mostrar la información en la manera que desee verla.
• Crear etiquetas postales.
• Mostrar totales en un gráfico.
• Agrupar registros en categorías.
Calcular totales.
La mayoría de los informes están enlazados a una o más tablas y consultas (consulta: pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una acción en los datos. Una consulta puede unir datos de varias tablas para servir como origen de datos de un formulario, informe o página de acceso a datos.) de la base de datos. El origen de registros de un informe hace referencia a los campos de las tablas y consultas base. No es necesario que un informe contenga todos los campos de cada una de las tablas o consultas en las que está basado.
Un informe dependiente obtiene los datos del origen de registros base. Otra información acerca del formulario, como el título, la fecha y el número de página, se almacena en el diseño del informe.
• El título y los encabezados de columna del informe se almacenan en el diseño del informe.
• La fecha procede de una expresión almacenada en el diseño del informe.
• Los datos proceden de campos de la tabla, consulta o instrucción SQL base.
• Los totales proceden de expresiones almacenadas en el diseño del informe.
El vínculo entre un formulario y su origen de registros se crea mediante objetos gráficos denominados controles (control: objeto de interfaz gráfica para el usuario, como un cuadro de texto, una casilla de verificación, una barra de desplazamiento o un botón de comando, que permite a los usuarios controlar el programa. Utilice los controles para mostrar datos y opciones, realizar una opción o facilitar la lectura de la interfaz.). Los controles pueden ser cuadros de edición que muestren nombres y números, etiquetas que muestren títulos, o líneas decorativas que organicen los datos gráficamente y mejoren la presentación del informe.
• Las líneas son decorativas.
• Las etiquetas muestran texto descriptivo.
• Los cuadros de texto muestran los datos de la consulta Ventas por fecha.
• Un cuadro de texto utiliza una expresión para calcular un total.
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